Urgensi Standar Data bagi Organisasi

Pertukaran data antar aplikasi TI, antar proses bisnis, bahkan sampai antar organisasi di industri yang berbeda sudah menjadi keniscayaan di era informasi yang saling terkait ini. Namun pertukaran data ini seringnya menjadi terhambat dikarenakan tiadanya Standar Data yang disepakati bersama. Artikel ini mengenalkan urgensi Standar Data dalam kebutuhan pertukaran data dimanapun, kapanpun dan dalam format apapun data itu dibutuhkan. Juga dipaparkan tantangan yang biasa ditemui banyak organisasi ketika hendak memformulasikan kebijakan Standar Data.

Manusia adalah mahluk yang sangat kreatif dalam cara mereka merepresentasikan konsep kenyataan-dunia yang dihadapinya menjadi objek informasi. Hal ini mengarah pada pelbagai variasi dalam bagaimana menstrukturkan dan memaknai objek informasi tersebut. Dampaknya adalah hadirnya gagasan representasi objek informasi yang sebenarnya sama, namun begitu terspesialisasi penggunaannya pada lintas industri yang berbeda, antar organisasi di industri yang sama, bahkan antar divisi atau unit kerja yang berbeda pada organisasi yang sama.

Ketika sekelompok orang yang menggunakan objek informasi itu masih sedikit, dampak dari variasi ini kurang begitu relevan. Sebagai contoh, ketika seseorang baru mulai bergabung dalam sebuah perusahaan, dia mungkin memiliki daftar glosari istilah bisnis yang digunakannya dalam pekerjaannya sehari-hari. Namun ketika ada kebutuhan untuk kolaborasi dan pertukaran informasi (bukan hanya dengan kolega ataupun rekanan kerjanya, bahkan dengan kompetitor bisnisnya), dalam kenyataannya akan ditemui pelbagai perbedaan dalam penamaan, semantik, dan format dari objek informasi yang hendak di pertukarkan tersebut. Perbedaan ini seringnya menjadi penghalang baru dari pekerjaan kolaborasi bisnis tersebut.

Ketiadaan terhadap kerangka rujukan yang sama, atau ketidaan pendefinisian istilah bisnis yang sama, hingga ketiadaan kesepakatan terhadap format dari informasi yang dipertukarkan, akan membuat kedua belah pihak yang saling berkolaborasi tersebut akan sulit untuk memahami informasi yang dipertukarkan satu sama lain. Oleh karena itu, pengelolaan terhadap kualitas data yang dimiliki organisasi merupakan tugas yang kritikal dalam pertukaran informasi. Dalam organisasi manapun, kita menjadi lebih percaya terhadap informasi yang dipertukarkan jikalau informasi tersebut bisa dipahami dengan cara yang sama di antara kedua belah pihak yang saling bertukar informasi tersebut. Disinilah ugensinya Standar Data.

Tantangan yang Biasa Ditemui

Ada beberapa tantangan umum yang biasa ditemui ketika organisasi hendak menerapkan Standar Data, namun seringnya akan kembali ke permasalahan bagaimana memformalisasikan praktek standarisasi data yang sering diabaikan dalam setiap perancangan dan pengembangan aplikasi TI yang sedang dilakukan organisasi tersebut. Berikut beberapa contoh tantangannya:

  • Ketidak-jelasan terhadap penggunaan semantik datanya itu sendiri di lintas aplikasi TI: mengasosiasikan suatu isitilah bisnis terhadap makna suatu elemen data mungkin tidak menjadi masalah ketika suatu sistem aplikasi TI itu hanya berdiri sendiri. Namun ketika maksud sebenarnya dari elemen data itu dibandingkan dengan eleman data yang (diharapkan) maksudya sama di antara lingungan sistem TI yang berbeda, akan ditemukan pendefinisikan makna data yang sangat berbeda. Dan seringnya perbedaannya sangat mendasar ketika diteliti lebih lanjut sampai penggunaannya di proses bisnis, walaupun awalnya di anggap sebagai data yang sama.
  • Ambiguitas dalam pendefinisian data: Ambiguitas terjadi bukan hanya ditemukan antar aplikasi TI, namun juga sampai antara unit kerja lintas departemen. Ambiguitas yang ditemui tersebut akan cenderung membuat seseorang mempromosikan definisi semantiknya sendiri sambil menafikan kepentingan pihak lain, perilaku seperti ini tentu akan menumbuhkan benih konflik kepentingan dalam organisasi.
  • Kurangnya kepresisian: Manusia cenderung menjadi tidak presisi ketika berbicara standar pertukaran informasi dengan pihak lain, karena manusia cenderung mendefinisikan pemahamannya terhadap data berdasarkan konteks kebutuhannya sendiri. Dalam lingkungan yang saling tidak presisi seperti ini, akan sulit melakukan pengukuran ketika orgamisais hendak memonitor apakah data yang dipertukarkan itu memiliki standar yang sama atau tidak, dalam satu pandangan yang utuh untuk kebutuhan seluruh organisasi atau lintas organisasi.
  • Variasi dalam keputusan pengunaan framework aplikasi TI: Bukan hanya masalah perbedaan semantik, keputusan mengenai penggunaan framewwork dalam implementasi aplikasi TI yang berbeda biasanya bisa membuat semacam “perang relijus” tersendiri antar system-owner (misal perang antar pembela .NET vs J2EE, XML vs flat data), yang mempersulit terbentuknya kesepakatan Standar Data.
  • Ditemukan tingkat keragaman yang tinggi dalam mekanisme perpindahan data: Beragam mode pendekatan dalam bagaimana data itu dipertukarkan akan bisa melahirkan konflik ketika organisasi mengharapkan pertukaran terjadi secara transparan bagi pengguna bisnis. Misal suatu apikasi TI yang menerapkan mode pertukaran data dalam bentuk dokumen XML, akan membuat beban kerja tambahan bagi pengguna aplikasi TI lain yang menggunakan mode pendekatan berbasis flat data files.Perbedaan mekanisme mode perpindahan data itu juga bisa membuat kedua pihak sulit bertemu untuk mau mengkomunikasikan Standar Data yang seharusnya bisa disepakati bersama.

Standar Data

Standar Data adalah kesepakatan formal antara beberapa pihak yang berkepentingan mengenai definisi istilah bisnis atas informasi yang dipakai bersama, dan bagaimana istilah-istilah tersebut dinamai dan direpresentasikan dalam data. Termasuk dalam Standar Data adalah seperangkat aturan yang menjelaskan bagaimana suatu objek data disimpan, dipertukarkan, terspesifikasi formatnya, dan direpresentasikan. Standar Data juga meliputi aturan-aturan yang dengannya informasi dipertukarkan. Termasuk di dalamnya:

  • Identifikasi dan definisi istilah bisnis yang digunakan bersama
  • Penentuan akan objek data mana yang boleh dipertukarkan.
  • Daftar komposisi elemen data yang membentuk objek data tersebut, dan
  • Penamaan, format/strutkur serta aturan bagaimana elemen data itu direpresentasikan

Manfaat Standar Data Bagi Organisasi

Aturan-aturan yang tertuang dalam Standar Data akan menjadi kerangka bagi kebijakan dan prosedur organisasi yang diperlukan untuk memastikan adanya kepatuhan terhadap Standar Data tersebut. Organisasi memerlukan posisi strategis Data Governance untuk memastikan Standar Data tersebut dipatuhi seluruh organisasi.

Adapun manfaat dalam memformalkan Standar Data ini ke seluruh organisasi adalah sebagai berikut:

  • Memastikan terjadinya komunikasi yang efektif antar pelbagai pihak yang berkepentingan dalam pertukaran data.
  • Mereduksi kerja intervensi manual yang sering dilakukan para pengguna data (yaitu seringnya menjadi beban kerja para user bisnis yang melelahkan & mengurangi produkstifitas bisnis) ketika data dipertukarkan lintas proses bisnis. Standar Data yang dipatuhi seluruh organisasi akan mendorong pertukaran data bisa lebih diotomatisasi.
  • Mendorong terbangunnya katalog istilah-istilah bisnis —dan bagaimana bentuk representasi datanya— secara terpusat yang disepakati bersama seluruh organisasi dalam memenuhi kebutuhan pertukaran data tersebut.
  • Memastikan pemeliharaan aplikasi TI yang sedang berjalan, upgrade aplikasi TI maupun dalam pengembangan apikasi TI baru mendukung standarisasi data yang sudah disepakati bersama seluruh organisasi tersebut.

Berikut beberapa program-program TI yang memerlukan Standar Data untuk memastikan prosedur perpindahan ataupun pertukaran data yang dibutuhkan tidak terhambat, sehingga dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan bisnis:

  • ETL dalam membangun Datawarehouse
  • Program Agregasi ataupun Konsolidasi data.
  • EAI (Enterprise Apllication Integration) berbasis SOA
  • Data Federation secara virtual berbasis EII (Enterprise Infomation Integration)
  • Manajememen Data Master (MDM)
  • Integrasi Data Pelanggan dari pelbagai aplikasi TI yang secara serentak dalam operasionalnya menggunakan Data Pelanggan yang sama, baik secara secara real-time maupun dengan pendekatan replikasi data.
  • Laporan Konsolidasi Bisnis.
  • Monitoring Bisnis dengan KPI (Key Performance Indicator).

Sumber: http://manajemendata.com/urgensi-standar-data-bagi-organisasi/

This entry was posted in Data Quality. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s